Stel je voor: In een dynamische regio als Zuid-Holland, waar mobiliteit centraal staat, is het beheer van dagelijkse mobiliteitsuitdagingen zoals verkeersopstoppingen van cruciaal belang. Ondanks de beschikbaarheid van geavanceerde technologieën ligt de nadruk in jouw rol op het effectief beheren van een breed scala aan inkoopactiviteiten. Je begint met een grondige analyse van de behoeften om vervolgens de beste aanpak voor het inkopen van benodigde goederen en diensten te bepalen. Of het nu gaat om meervoudige of enkelvoudige onderhandse aanbestedingen, mini-competities of Europese aanbestedingen, jij zorgt ervoor dat het inkoopproces doelmatig, transparant en rechtmatig verloopt. In deze rol rapporteer je rechtstreeks aan de portefeuillehouder Bedrijfsvoering.
Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben ongeveer 130 professionals die werken bij ZHB.
Het team Bedrijfsvoering bestaat uit 10 enthousiaste collega’s. Wij werken hybride vanuit huis en op locatie op onze centrale hub in Delft of bij onze partner in Rotterdam.
Wat doet een inkoopadviseur?
Een inkoopadviseur brengt de behoefte in kaart en zorgt ervoor dat Zuid-Holland Bereikbaar de gewenste goederen of diensten tegen de juiste prijskwaliteitverhouding kan verkrijgen. Dit alles verloopt in nauwe samenwerking de portefeuillehouders, projectleiders en onze samenwerkingspartners.
Vervolgens voert de inkoopadviseur marktonderzoek uit, benadert inkooprelaties voor het uitbrengen van voorstellen, vergelijkt de diverse aanbiedingen om vervolgens advies uit te brengen aan de eindverantwoordelijke portefeuillehouder en eventueel betrokken projectleider.
Na selectie van de best passende aanbieding draagt de inkoopadviseur zorg voor het sluiten van de koopovereenkomst, het contractbeheer en het onderhouden van de inkooprelatie. Hierbij is er nauwe samenwerking met de financiële- en inkoopadministratie die hierbij ondersteunen. Verder werkt de inkoopadviseur intensief samen met het team van de projectmanagementorganisatie (PMO); zij zijn immers de ogen en de oren voor de inkoopadviseur.
Taken en verantwoordelijkheden
Een inkoopadviseur is eindverantwoordelijk voor het inkopen van goederen en diensten voor Zuid-Holland Bereikbaar. Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn:
- De portefeuillehouders en eventueel projectleiders adviseren en ondersteunen bij het gehele inkooptraject vanaf het in kaart brengen van de behoefte t/m facturatie en het relatiebeheer. Inclusief het verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van mondelinge en schriftelijke vragen vanuit de organisatie en het beheer van de inkoop postvakken;
- Het in kaart brengen welke goederen en diensten Zuid-Holland Bereikbaar nodig heeft en op basis hiervan marktonderzoek uitvoeren en inkooprelaties selecteren. met daarbij gevraagd en ongevraagd advies geven over inkoopstrategieën;
- Het begeleiden van het gehele inkoopproces, van het identificeren van potentiële leveranciers tot en met het afsluiten van contracten inclusief onderhandelen over prijzen, voorwaarden en condities. Hierbij wordt nauw samengewerkt met verschillende afdelingen binnen de organisatie om een breed scala aan informatie en inzichten te verzamelen die essentieel zijn voor een effectief inkoopbeleid;
- Het op orde houden van de inkoopadministratie in AFAS met gegevens van alle inkooprelaties, inkooporders, contracten inclusief verplichtingenadministratie;
- Controle of de geleverde goederen en diensten, of de gemaakte afspraken nageleefd worden, de kwaliteit op orde is en facturen tijdig betaald worden.
Vaardigheden en kwalificaties
De functie van inkoopadviseur gaat zowel over goederen en diensten als over het onderhouden van relaties. Belangrijke vaardigheden en kwalificaties zijn:
- Affiniteit met cijfers en een analytisch denkvermogen, in staat om mogelijkheden te zien voor kostenvermindering bij het inkopen van goederen of diensten;
- Uitstekende onderhandelaar, is in staat offertes met elkaar af te wegen en weet het maximale inkoopresultaat te behalen voor alle belanghebbenden;
- Goede sociale en communicatieve vaardigheden, de inkoopadviseur moet in staat zijn om leveranciers aan zich kunnen binden en loyaliteit kweken;
- Probleemoplossend vermogen, in staat flexibel te zijn en snel door te schakelen bij nieuwe behoeftes die zich voordoen vanuit de basisorganisatie en projectorganisatie;
- Initiatiefrijk, hij moet in staat snel inzicht te krijgen in marktontwikkelingen om daar vervolgens proactief en creatief op in te spelen;
- Teamspeler pur sang, kan goed samenwerken met meerdere portefeuilles en teams om het inkoopbeleid af te stemmen aan de hand van de wensen en de doelen.
Competenties
- Organisatiesensitiviteit: Kan subtiele signalen binnen de organisatie waarnemen en interpreteren; begrijpt de implicaties van beslissingen en acties voor verschillende delen van de organisatie; toont empathie en diplomatie in interacties met collega's en stakeholders.
- Analyseren: Benadert vraagstukken systematisch; identificeert relevante informatie en patronen; onderscheidt hoofd- van bijzaken; trekt logische conclusies op basis van beschikbare data.
- Overtuigingskracht: Communiceert overtuigend en met passie; gebruikt sterke argumenten en passende beïnvloedingstechnieken; toont zelfvertrouwen en vastberadenheid bij het verdedigen van standpunten.
- Netwerken: Opbouwen en onderhouden van relaties en netwerken en deze effectief inzetten voor het bereiken van organisatiedoelstellingen.
- Omgevingsbewustzijn: Inzicht hebben in externe ontwikkelingen, belangen en krachtenvelden en deze kennis effectief inzetten voor de organisatie.
- Plannen en organiseren: Stelt duidelijke doelen en prioriteiten; ontwikkelt realistische actieplannen; monitort voortgang en past plannen aan wanneer nodig; houdt overzicht en controle onder druk.
- Creativiteit: In staat zijn om nieuwe en originele ideeën te genereren en bestaande denkpatronen te doorbreken.
Functie-eisen
- Minimaal hbo of wo werk– en denkniveau.
- Enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie met inkoop voor de publieke sector.
- Kennis van wet- en regelgeving op Europees en landelijk niveau op het gebied van inkoop.
- Werkervaring in het voorbereiden, uitvoeren of begeleiden van inkooptrajecten
- Een klantgerichte instelling en je staat open voor anderen, zowel je collega’s als leveranciers.
- Je bent maatschappelijk betrokken: jouw werk bij ZHB doet ertoe.
Overige informatie
- Je wordt onderdeel van een betrokken organisatie met een sterke drive, waar een collegiale werksfeer heerst, collega’s voor elkaar klaarstaan en humor een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden is.
- Een uitdagende rol binnen een dynamische werkomgeving waarin jij een directe bijdrage levert aan de veiligheid en doorstroming op de wegen van Zuid-Holland. Deze functie biedt volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
- Flexibiliteit en het vermogen om onder druk te werken zijn essentieel, net als het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische en veranderlijke omgeving. De functie wordt, afhankelijk van ervaring en opleiding, gewaardeerd conform CAO Rijk schaal 12.
- Dienstverband: Fulltime (32/36 uur per week).
- Touchpoints: Delft en Rotterdam.
- Detacheringsperiode: Minimaal 2 en maximaal 3 jaar.
Goed om te weten
Ben je een professional van een van onze samenwerkingspartners, dan willen we je verzoeken je belangstelling kenbaar te maken door te mailen naar HR@zuidhollandbereikbaar.nl met je eigen organisatie in afschrift. Behoor je niet tot een van deze samenwerkingspartners, dan verzoeken we je je belangstelling kenbaar te maken via https://inhuurdesk.nl/. Geschikte kandidaten via onze samenwerkingspartners krijgen bij deze procedure voorrang.