Steeds meer mensen wisselen thuiswerken en werken op kantoor af, beter bekend als hybride werken. Hybride werken betekent eigenlijk tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarmee het mogelijk is om zowel overdag of in de avond te werken, op kantoor, onderweg of (deels) thuis. Hoe een effectieve en vruchtbare hybride werkomgeving eruit ziet in jullie bedrijf, hangt af van een aantal factoren. Denk aan: het type werk, de onderlinge afspraken en het doel van de werkactiviteiten. Ook behoeften van een team en/of persoonlijke voorkeuren van werknemers en klanten spelen een rol. Hybride werken biedt veel voordelen, maar kent vanwege die verschillende factoren ook uitdagingen.
Daarom ontwikkelde TNO in samenwerking met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de Toolbox Hybride Werken met 8 tools die werkgevers en werknemers helpt om effectiever, gezonder en fijner hybride te werken. Het is een fijne en uitgebreide toolbox die we hier graag met je delen. Per onderdeel zetten we de 8 tools even (beknopt) voor jou in context.
1. Teamgesprek hybride werken: doel en afspraken
Voordat je concrete afspraken maakt binnen je team, is het belangrijk om eerst duidelijk te hebben wat de doelen zijn van je team, welke rol elk teamlid heeft en welke normen en waarden er worden nagestreefd. Daarna kun je met elkaar afspreken waar en wanneer iedereen werkt of kan werken, hoe vaak jullie samenkomen op kantoor en wanneer collega’s bereikbaar zijn. Deze gesprekshandleiding helpt je om samen met je team te bespreken hoe jullie samen invulling geven aan hybride werken.
2. Samenwerken en verbinding
Hybride werken betekent flexibiliteit: werken op verschillende locaties en tijdstippen. Iedereen maakt hierin eigen keuzes op basis van het teambelang. Het kan zo zijn dat de een graag thuiswerkt, terwijl de ander meer behoefte heeft aan face-to-face contact. Ook kan het zo zijn dat een collega wel flexibel wíl zijn, maar dat niet kan vanwege bepaalde werkzaamheden, privéomstandigheden of het gebrek aan hulpmiddelen. In 'Samenwerken en verbinden' staan praktische handvatten om mee aan de slag te gaan.
3. Werknemers naar kantoor
Meer werknemers in Nederland zijn hybride werken gaan werken. Dat komt onder andere door de ervaringen met het thuiswerken in de coronapandemie. Kantoren hebben hierdoor nu vaak een andere functie dan voorheen. Medewerkers gaan niet meer standaard naar kantoor, maar plannen vaker aan de hand van de taken die ze die dag moeten doen wat de meest geschikte werkplek daarvoor is. Op deze pagina staan een aantal tips om het werken op kantoor aantrekkelijker te maken.
4. Effectief hybride vergaderen
Bij hybride vergaderingen zit een deel van de deelnemers bij elkaar in een vergaderzaal, terwijl een ander deel de vergadering bijwoont vanuit huis of vanaf een andere locatie. Er zijn twee verschillende groepen: de fysiekegroep en de online groep. Deze groepen hebben verschillende behoeften. 'Effectief hybride vergaderen' bevat tips en tricks om hybride vergaderen effectief in te richten.
5. Gezond hybride werken
Hybride werken is binnen veel (kantoor)organisaties de norm geworden. Werknemers werken op verschillende plekken. Niet alleen thuis en op kantoor, maar ook bij klanten of op andere externe locaties. Vaak gaat het bij thuiswerken en hybride werken om beeldschermwerk. In onderdeel 5 lees je alles over gezond werken als je hybride werkt en dus regelmatig een andere werkplek hebt.
6. Tips voor en door leidinggevenden
Leidinggevenden hebben door de toename in thuiswerken minder direct zicht op de werkzaamheden en werktijden van medewerkers, de samenwerking tussen collega’s en hoe medewerkers in hun vel zitten. Dat betekent dat de leidinggevenden vertrouwen moet hebben in zijn of haar medewerkers en dat de medewerkers om moeten kunnen gaan met autonomie. Op deze pagina lees je adviezen voor en door leidinggevenden in een hybride setting.
7. Handige links en ervaringsverhalen
Hybride werken biedt veel voordelen, maar het is wel belangrijk om dit goed in te steken. In onderdeel 7 vind je handige tips, links en ervaringsverhalen die je kunnen helpen om van hybride werken een succes te maken.
8. Hybride werken in beeld: onderzoek en cijfers
Dit onderdeel gaat over over de resultaten van het onderzoek dat TNO uitvoerde naar hybride werken in Nederland, voor het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Het onderzoek bestond uit interviews en focusgroepen, een literatuuronderzoek en een dagboekstudie bij 12 Nederlandse organisaties uit verschillende sectoren en van verschillende groottes. Het is uitgevoerd in de periode februari – september 2022.